Collaboration 2023 : Stratégies à long terme

Les logiciels de collaboration sont devenus un investissement essentiel pour la plupart des entreprises en 2020 en raison de la nécessité de soutenir les opérations de travail à domicile. Les modèles de travail à distance et hybrides étant désormais la norme, les outils tels que la messagerie, la vidéoconférence et le partage de fichiers restent des outils technologiques hautement prioritaires en 2023. Toutefois, les organisations cherchent désormais à améliorer l'expérience des utilisateurs et à développer des solutions sécurisées, robustes et fiables à long terme.

Les bouleversements soudains provoqués par la pandémie ont contraint les organisations à gérer les opérations à distance au fur et à mesure. Cela s'est souvent traduit par l'adoption précipitée de plateformes de collaboration et de conférence grand public ou basées sur l'informatique dématérialisée. Ces outils ont généralement permis une certaine continuité des opérations, mais ils ont entraîné des sacrifices évidents en termes de performances et de sécurité.

Un environnement de collaboration fragmenté crée également des défis importants pour les utilisateurs. Une étude récente publiée dans la Harvard Business Review a révélé que les employés des entreprises Fortune 500 passent d'un outil de collaboration à l'autre plus de 1 200 fois par jour. L'effort requis pour naviguer en permanence dans cet environnement sape la productivité et crée une "surcharge de collaboration" qui conduit à l'épuisement professionnel et à la rotation du personnel.

Voici quelques-unes des façons dont les entreprises peuvent aborder ces questions et affiner leurs stratégies de collaboration à distance dans les mois à venir :

Éliminer la prolifération. De nombreux employés distants ont adopté des applications de collaboration à l'insu ou sans l'approbation du service informatique, créant ainsi une prolifération d'applications qui oblige les utilisateurs à passer d'une solution à l'autre tout au long de la journée de travail. En 2023, les entreprises devraient prendre des mesures pour se standardiser sur une plateforme unique. L'accès aux vidéos, conversations, fichiers, tâches, calendriers, images et autres via un tableau de bord commun améliorera la gestion des flux de travail, créera une continuité et éliminera les silos d'informations.

Renforcer la sécurité. De grandes quantités d'informations sensibles, telles que les données financières, les informations sur les clients et la propriété intellectuelle, sont échangées dans des environnements de collaboration et de partage de fichiers. Alors que les fournisseurs prennent des mesures pour renforcer leurs produits, les entreprises doivent également se pencher sur les questions de sécurité, de confidentialité et de conformité. Des fonctions de prévention de la perte de données, de filtrage de contenu et de cryptage devraient être installées sur tous les terminaux des employés afin de minimiser le risque de fuite de données.

Moderniser le réseau. La consommation de bande passante et la saturation des ressources peuvent devenir des problèmes lorsque davantage d'utilisateurs se connectent à distance au réseau de l'entreprise. Cela peut créer des problèmes de performance pour les applications vocales et vidéo sensibles à la latence qui ne tolèrent pas la congestion du réseau, la perte de paquets ou la gigue. Les solutions WAN définies par logiciel (SD-WAN) relèvent ces défis en permettant un mélange dynamique d'options de connectivité avec un basculement automatique basé sur les conditions du réseau en temps réel et des contrôles basés sur des politiques.

Mettre l'accent sur la qualité. Lorsque les travailleurs à distance se sont rués sur les plateformes de collaboration vidéo, ils se sont souvent heurtés à une vidéo saccadée et granuleuse et à une qualité sonore médiocre, souvent dues à des connexions Internet insuffisantes ou à des caméras et des microphones de mauvaise qualité intégrés dans de nombreux ordinateurs portables et autres terminaux. Les entreprises peuvent résoudre les problèmes de qualité en achetant de meilleurs routeurs sans fil, casques et caméras pour les travailleurs à distance, ou en leur remboursant les frais de mise à niveau. L'amélioration de l'audio et de la vidéo dans les salles de réunion sur site peut garantir que les employés bénéficient d'une expérience de haute qualité lorsqu'ils travaillent au bureau.

Améliorer la gestion. Des études montrent que jusqu'à un tiers des réunions commencent en retard parce que les participants ont du mal à faire fonctionner correctement les outils d'audio et de vidéoconférence. Les organisations devraient équiper les salles de réunion d'interfaces faciles à utiliser, basées sur des tablettes, qui contrôlent tous les équipements audiovisuels. L'intégration d'un logiciel de gestion des réunions et de réservation de salles avec des fonctions de calendrier, de messagerie électronique et de chat peut faciliter la planification et la programmation des réunions d'équipe. Ces outils peuvent également être utilisés pour distribuer des invitations et des ordres du jour, prendre et partager des notes en temps réel, rédiger des procès-verbaux et programmer des minuteries pour que les réunions se déroulent comme prévu.

Les investissements dans le lieu de travail numérique peuvent aider les organisations à devenir plus agiles et plus résistantes. Les experts en audiovisuel et en collaboration de Rahi peuvent vous aider à développer une stratégie pour améliorer votre plateforme de collaboration afin de fournir le soutien à long terme dont le personnel à distance a besoin.