Vos réunions vidéo sont-elles conviviales ?

Dans un monde du travail hybride, la technologie audiovisuelle fournit le tissu conjonctif essentiel qui relie les effectifs à distance, mobiles et sur site. La plupart d'entre eux souhaiteraient toutefois que ces liens soient un peu plus solides.

Les plateformes de réunion vidéo incompatibles créent des obstacles techniques frustrants et contribuent à l'"inégalité des réunions", c'est-à-dire au sentiment que tout le monde n'a pas les mêmes possibilités de communiquer, de contribuer et de partager des idées. Une étude récente indique que 71 % des travailleurs sont confrontés aux frictions et aux défis techniques liés à l'engagement hybride.

L'incompatibilité des plateformes est un problème de longue date qui a été exacerbé par les pratiques d'adoption ad hoc pendant la pandémie. Les entreprises utilisent couramment trois plateformes différentes, voire plus, basées sur une technologie propriétaire avec différents formats de codage et de décodage vidéo (codec).

Les réunions planifiées se compliquent lorsque les utilisateurs ne sont pas sur la même plateforme. Souvent, certains doivent télécharger, installer et charger une nouvelle application à la dernière minute, tandis que d'autres attendent. Une étude réalisée par Read's en 2022 a révélé que 31 % des réunions virtuelles commencent en retard. Ces frictions font perdre du temps et mettent tout le monde de mauvaise humeur. Cela ne contribue pas à des engagements productifs.

Les fournisseurs ont fait quelques progrès pour résoudre le problème de l'interopérabilité. Des accords entre Cisco, Microsoft, Google et Zoom ouvrent la voie à une connectivité d'une seule touche aux réunions par le biais de l'application de leur choix, mais ces capacités ne sont pas encore finalisées.

Réunions inclusives

La question de l'équité des réunions reste également en jeu. L'idée est de créer une expérience vidéo qui se rapproche davantage des réunions en personne, où tout le monde a la même possibilité d'être vu et entendu. La plupart des participants affirment que les réunions hybrides actuelles n'atteignent pas cet objectif.

Lors d'une réunion vidéo typique entre des employés sur site et des employés distants, l'équipe du bureau se trouve dans la même pièce, réunie autour d'une table de conférence, et apparaît dans une seule image vidéo. Pendant ce temps, les utilisateurs distants sont représentés dans une grille d'affichage de type "Brady Bunch". Les études montrent que les travailleurs à distance ont du mal à participer à ces réunions car ils ont l'impression que l'équipe du bureau domine la conversation. En outre, la vue unique de la salle ne permet pas aux travailleurs à distance d'établir un contact visuel avec leurs homologues au bureau, ce qui rend difficile l'acquisition des indices visuels que l'on obtient généralement lors d'une conversation en personne.

Les intégrateurs audiovisuels expérimentés disposent des outils et de l'expertise nécessaires pour résoudre bon nombre de ces problèmes et améliorer la collaboration vidéo pour les travailleurs hybrides. En suivant les principes de conception et de mise en œuvre certifiés par l'industrie, ils peuvent assurer l'interopérabilité entre des systèmes disparates grâce à l'utilisation de normes, de protocoles et d'interfaces de programmation.

Éliminer les obstacles

En plus d'éliminer les obstacles techniques à la collaboration vidéo, les intégrateurs audiovisuels peuvent fournir des conseils sur les technologies qui permettent d'assurer l'équité des réunions. Par exemple, les caméras à 360 degrés dotées d'objectifs zoom et de fonctions de cadrage automatique éliminent la vision standard à cadre unique de la salle de conférence et offrent une meilleure expérience aux utilisateurs distants. Ces caméras utilisent l'intelligence artificielle pour reconnaître toutes les personnes présentes dans un espace de réunion, quelle que soit leur distance par rapport à la caméra, et créer une vue rapprochée de chacune d'entre elles. Cela permet aux utilisateurs distants d'établir un contact visuel et de voir clairement qui parle.

Les écrans tactiles dans les salles, les tableaux blancs virtuels basés sur des logiciels, les panneaux d'affichage pour les sous-titres et les capacités de traduction en temps réel sont d'autres fonctions alimentées par l'IA qui peuvent être utiles. Les intégrateurs audiovisuels peuvent également veiller à ce que les salles de réunion soient bien sonorisées, en plaçant les microphones et les haut-parleurs de manière à ce que les utilisateurs distants puissent facilement suivre les discussions.

Les réunions vidéo sont essentielles à un modèle de travail hybride efficace, mais seulement si les employés sont engagés et participent activement. Les professionnels de l'audiovisuel de Rahi peuvent travailler avec vous pour planifier, concevoir et mettre en œuvre des solutions qui élimineront les obstacles techniques à une communication efficace. Contactez-nous pour organiser une consultation.